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Entrevista a Jordi Llargués, Facility Manager de Bayer España

15/12/17

Un referente en el sector de los Facility Manager

 

jordi llargués.JPG 

Todos, de una u otra manera, nos beneficiamos de la labor del facility manager, el profesional que se encarga de todo lo referente a las instalaciones de aquel edificio que frecuentamos por trabajo, estudios, gestiones, etc. pero que no se ve desde fuera. Se podría decir que los FMs trabajan desde el anonimato pero si dejaran de existir, definitivamente, los echaríamos en falta.

En Mayordomo, nos esforzamos por dotar de innovación a esos edificios, acercando la posibilidad de que los empleados encarguen sus tareas personales a través de una taquilla inteligente sin tener que moverse del centro laboral. Para ello trabajamos con los facility managers que buscan añadir valor a sus instalaciones mediante la tecnología y la innovación, pero ¿cómo es esta profesión?, ¿cuál es la situación del sector en España?, ¿cómo se gestiona dentro de una gran mutinacional?

Para saberlo, entrevistamos a Jordi Llargués Boncompte, Facility Manager de Bayer España (donde cuentan con taquillas Mayordomo), miembro fundador de la Asociación Catalana de Facility Management, miembro de la International Facility Management Association y experto en el sector con más de 15 años de experiencia.

 

Jordi, ¿qué es el facility manager y por qué es tan importante para una empresa?

El facility manager es un gestor de edificios que trabaja en la administración eficiente de los recursos de la empresa y cuya función es velar por el confort de los empleados a fin de potenciar su bienestar y productividad. Busca el equilibrio entre parte técnica, activos, coste e instalación, y aportar valor a la compañía para que las personas estén a gusto en su centro de trabajo… porque una persona que no está a gusto en su centro de trabajo, no rinde y no es eficiente.

 

¿Cómo se llega a ser facility manager? ¿Va por la rama de las ingenierías o arquitectura?

Creo que ninguna en este país. En Latinoamérica hay más recorrido que aquí por influencia anglosajona, en Europa los pioneros son los holandeses y los británicos; sin embargo Alemania, Francia, Italia y España son países en los que, de entrada, pesa mucho lo que hace años era el responsable de mantenimiento de instalaciones pero como concepto el facility manager era algo que nos quedaba lejos. No obstante, cada vez va cogiendo más peso y se está dando importancia a la formación; empiezan a haber masters reglados y postgrados aunque aún no hay carreras universitarias como las hay en Holanda o Reino Unido. En España nos basamos más en personas con experiencia.

 

¿Cómo ves el sector del facility management en España dentro de Europa?

Comparando con Alemania, el facility manager en España está bastante desarrollado. Es una profesión que está despegando a una velocidad importante, sólo hace falta ver la cantidad de menciones del término en foros técnicos y la cantidad empresas que se dedican a esto. Existe mucha demanda de perfiles cada vez más completos de gestión y va tomando importancia la seguridad laboral o la seguridad física patrimonial ya que no sólo es gestionar el edificio sino además la salud porque también gestionas accidentes, con lo cual es un sector con muchísima proyección en los próximos años.

 

¿Cómo ha afectado la crisis a los facility managers?

Podría decir que la crisis ha afectado de forma positiva y negativa. De forma positiva, porque se ha demandado el perfil de una persona que gestione la eficiencia de los puestos de trabajo y del coste final de propiedad de los edificios. Además, el facility manager ha buscado la eficiencia de los trabajadores en entornos más colaborativos, hoy se potencian los espacios abiertos (eliminación de despachos) porque se busca un empleado más rápido en la toma de decisiones y más cercano al management y, por otro lado, para evitar el coste de adquirir oficinas más grandes. La forma negativa en que la crisis ha afectado es en la devaluación salarial, en especial en las nuevas generaciones que empiezan en nuestro sector como en tantos otros.

 

¿Qué se necesita para lograr el éxito como facility manager?

Tener la mente abierta, capacidad de innovar, buscar soluciones distintas a las que se han dado siempre y desafiar el status quo. Esto es algo que en Bayer se intenta potenciar; buscar colaborar con otros departamentos de manera transversal y no ser una unidad independiente que gestiona el edificio y ya está, sino intentar convencer a los responsables de la empresa de que puedes aportar valor, que no sólo gestionas una cuenta de resultados económica sino ayudar a cambiar las cosas, la mentalidad de la persona – trabajador a base de cambiar el entorno.

 

¿Cuáles son los mayores retos de liderar el facility management de Bayer España?

Te sorprenderá pero tratándose de una multinacional de origen alemán -perteneciente además, al sector farmacéutico, más lento que el sector tecnológico por ejemplo-, como departamento de facility managers, hasta hace no mucho estábamos poco estructurados a nivel global. Estamos empezando a contar con una estructura, a tener communities a nivel global y a tomar decisiones de manera colectiva. El reto es que el modo de pensar de las oficinas de Estambul -salvando las diferencias culturales- sea más o menos homogénea con la de Casa Blanca, Barcelona o UK; y el principal desafío es que esa estandarización llegue a tiempo.

 

Edificio de Bayer España, en Barcelona.

Tenéis oficinas en muchos países. ¿Cómo os coordináis a nivel de facility managers?

Aunque desde la central de Alemania se está dando más importancia a la necesidad de hacer networking, actualmente sólo contamos con una comunidad de real estate a nivel reporte y a nivel comunitario interactuamos poco. No obstante, cada vez va tomando más forma una estructura global de workplace services. Eso sí, las atribuciones como salud y seguridad de la propiedad de los facility managers sí que están más estructuradas a nivel global, conocemos a nuestros partners en otros países y recurrimos a ellos cuando estamos inmersos en un proyecto como el de reestructuración de oficinas.

 

¿Cómo es el workplace del futuro?

Aquel que potencie la colaboración y los 4 comportamientos clave definidos en Bayer: colaboración, confianza, orientación al cliente y experimentación. Probar cosas en entornos distintos fomenta que la gente piense de manera distinta por lo que las oficinas en entorno abierto no son algo casual; la reducción de visual de jerarquía permite que la gente se sienta más cercana a un manager que hace años igual estaba a 4 niveles de ti. Por lo tanto, la confianza y la velocidad en la toma de decisiones son claves.

 

La innovación en Bayer ha trascendido sus productos hasta alcanzar sus instalaciones y empleados. ¿Cómo empezó esta revolución?

Hace 5 ó 6 años cuando  se introdujeron los conceptos de liderazgo, integridad, flexibilidad y eficiencia (LIFE) como valores principales de Bayer. Este año empezamos a potenciar los 4 comportamientos clave mencionados antes, puesto que no se pueden remodelar oficinas en 100 países de golpe porque el coste sería insano pero empezamos a tomar decisiones para que el lugar donde trabajamos proyecte esos valores. Aunque tengamos una oficina de 25 años tenemos que buscar pequeñas acciones que en vez de remodelar la oficina nos ayuden a potenciar esos cambios.

 

¿Qué acciones estáis realizando para potenciar el cambio?

Por ejemplo, la instalación de taquillas inteligentes Mayordomo para el equilibrio personal y profesional (los trabajadores de Bayer pueden recoger compras online, dejar ropa para lavandería y tintorería, pedir productos de farmacia, cápsulas de Nespresso, etc.), está enmarcada en nuestro proyecto BeWell, que a su vez es palanca en la gestión del cambio e impacta en Recursos Humanos, así como en Salud y Seguridad -ésta última, gestionada desde facility management. Cuando pones en valor éste y otros beneficios, se empieza a correr la voz de que se están haciendo cosas distintas a lo que se hacía 4 años atrás.

Si algún empleado sugiere hacer clases de yoga, como facility manager puedes encontrar la forma de explicárselo a Dirección en base a los exámenes de salud que ponen de manifiesto que un 60% de la gente sufre de dolor de espalda y visualizar un beneficio ya sea en reducción de absentismo o simplemente en mejora de los índices de satisfacción del empleado.

 

Taquillas inteligentes Mayordomo en las oficinas de Bayer para beneficio de los empleados con recogida de compras online, lavandería, arreglo de prendas, reparación de calzado, etc.

 

¿Cómo decidísteis apostar por las taquillas inteligentes Mayordomo en Bayer?

Fue casual. Acostumbro a hacer bastante networking del sector a pesar de que mi día a día no siempre me lo permite. Pertenezco a la International Facility Management Association y a la Asociación Catalana de Facility Management ACFM, así es como a partir de allí, visitando edificios encontré las taquillas Lavalocker que eran sólo de lavandería y tintorería (versión primigenia de la actual taquilla inteligente Mayordomo). Entonces, abriendo la puerta al tema de lavandería para empleados, busqué información, vi un anuncio y contacté con Edward Hamilton, Director de Mayordomo. Él me habló de dar el paso adelante añadiendo además de lavandería y tintorería, también servicios como recogida de compras online, productos de farmacia y otros.

Antes teníamos el servicio de descuento en una farmacia del barrio pero no acababa de funcionar bien porque la gente prefería que se lo trajeran a la oficina y aquí estaba la dificultad. Debíamos contar con un vehículo para ello, estar pendiente de avisar que tenían un paquete personal, etc. entonces, necesitábamos optimizar los recursos y con Mayordomo, el poder automatizar el proceso era fantástico.

 

¿Cómo fueron los inicios con vuestra taquilla inteligente?

Al comienzo teníamos nuestras dudas pero el usuario nos ha demostrado que a pesar de que tenemos un público muy heterogéneo -con gente de 25 años muy easy going y otra banda de 45 a 60 años- lo están utilizando súper intensivamente, sobre todo el servicio de recogida de paquetes de compras online, seguido de lavandería y tintorería, y me gustaría potenciar más el resto de servicios que ofrecéis. Antes quienes pedían paquetes online tenían que enviarlos a casa de sus padres; ahora con Mayordomo, ya no.

Te lo digo en serio, ha habido gente que nos ha dicho “os váis a morir de éxito con esto” (risas) y es cierto que en épocas navideñas, Black Friday, Cyber Monday y demás se nos quedaba corto, por lo cual hemos duplicado el tamaño de la taquilla recientemente. Para cualquier incidencia que pudiera surgir, tenemos a Isabel, quien gestiona el servicio de limpieza del edificio y que ha estado pendiente de los usuarios y la taquilla Mayordomo, sobre todo al principio; ahora el usuario ya está enseñado.

 

Trabajadores Bayer utilizando la taquilla inteligente Mayordomo.

 

Mayordomo es un beneficio dentro del catálogo de ventajas que ofrecéis a vuestros empleados. ¿Qué otros existen?

Son bastantes. A nivel de recursos humanos hay un catálogo de descuentos por compras colectivas, seguros de salud, planes de pensiones, etc. Además, como facility manager estamos potenciando el health and safety con servicios de fisioterapia, actividades dirigidas como yoga, zumba y salsa en el edificio. ¡Aquí, aparte de trabajar, hay muchas ganas de pasárselo bien! (risas).

Además, como sabemos que existen dolores de espalda bien por permanecer sentado mucho tiempo o por movimientos repetitivos en el caso de la planta de producción, a partir de enero se impartirá pilates. Tenemos una sala habilitada, usamos también espacios abiertos y hemos incorporado vestuarios.

Ofrecemos también el flexi day que te permite quedarte en casa a trabajar por el motivo que precises. En su momento se pidió poner una guardería pero se prefirió dar beneficios de conciliación personal al trabajador porque el hecho de salir a recoger a tu hijo a la hora que te vaya bien gracias a la flexibilidad horaria, te facilita las cosas.

 

Como parte del programa BeWell de Bayer, se potencian actividades como yoga, zumba y salsa para mejorar la salud y bienestar de los empleados.

 Se habla mucho de conciliación y salario emocional pero pocas empresas apuestan por ello. ¿Crees que está relacionado con el tamaño de la compañía?

Pienso que son las empresas pequeñas las que han empujado el beneficio de la conciliación. Las empresas pequeñas innovadoras han potenciado el nuevo empleado menos tópico, el millennial, generación Z; gente que se incorpora al mercado ahora y que no quiere trabajar de 9 a 17, que quiere libertad, quiere crecer y quiere saltar de empresa cada dos años. Esto ha desafiado la mentalidad tradicional de la gran empresa multinacional, quizá impulsada por las tecnológicas y apostando por los valores añadidos no tangibles, el llamado salario emocional que, al final, ha terminado formando parte de lo que la gente valora cuando se plantea cambiar de empresa. “Qué voy a obtener más allá de lo que voy a cobrar”, ya no se trata de voy a cobrar tanto porque al final vas a convertirte en esclavo de tu propio día  a día. Estamos cambiando el chip.

 

Tenéis una mesa de ping pong, una cocina, espacios de pensar y más dentro en el Departamento de Facility Managers. Cuéntanos cómo los integráis en vuestro día a día.

Esta cocina es algo auto organizado ya que al estar abajo estamos un poco fuera del resto del edificio, así que un día alguien trae galletas, otro día otro trae chocolate, té, etc. lo cual me parece positivo porque fomenta el buen ambiente. Esta mesa de ping pong fue producto de decir “queremos hacer reciclaje de muebles y demostrar que transformar las oficinas no tiene que tener un coste estratosférico”. Son dos antiguas mesas de reuniones juntas a las que se les ha puesto un cristal y una red de ping pong.

El “think tank” que es como llamamos al espacio de pensar que tenemos junto a recepción, es un poco la declaración de intención de “hagamos las cosas un poco menos serias”. No pasa nada por sentarse así las ocho horas pero tampoco pasa nada por hacer las reuniones más ágiles o por tener sofás en una sala de reuniones en lugar de las típicas sillas. Evidentemente tienes que tener ambas cosas y si tienes espacio, mejor. Aquí hay unos mil empleados Bayer más 300 de otras empresas, aproximadamente, entonces la cantidad de reuniones que tenemos diariamente es elevada, con lo cual buscamos que sean lo más ágiles y efectivas posible, y tener espacios diferentes ayuda.

 

 

Mesa de ping pong y, a la vez, pantalla para presentaciones, una de las formas en que Bayer potencia el “cambio de entorno para cambiar la mentalidad” y “hacer cosas distintas para pensar distinto”.

Como facility manager, ¿realizáis estudios que confirmen que el bienestar y el espacio de trabajo influyen en la productividad de los empleados?

Hasta la fecha hacíamos muchas actividades que redundaban en beneficio del empleado pero se hacía de forma poco analizada. Ahora, con el programa BeWell tendremos unos indicadores que aporten a nuestro Iberia Leadership Team que apostar por beneficios para el empleado como flexibilidad horaria de entrada y salida no tiene por qué redundar en la caída de la productividad sino, por el contrario, en una reducción del absentismo y en una mejora de la percepción del empleado de lo que es trabajar en Bayer; en una reducción de rotación o pérdida de talento y en una fidelización del talento, es decir por supuesto que en un entorno de crisis la gente no se va pero que en un entorno creciente económicamente, si la gente no se siente satisfecha, busca otro trabajo. Éste es un programa de largo recorrido, los indicadores no se ven al mes, sino al año, dos años, tres años…

 

¿Qué herramientas empleáis para llevar adelante los cambios y las mejoras que proponéis?

Hace año y poco hicimos una medición del estado de salud de los empleados tanto físico, psíquico como nutricional, esto nos dio unos indicadores. Aparte realizamos unos planes de acción para cada site de España porque no es lo mismo una planta de producción que el colectivo de comerciales que van en coche todo el día y están más solos que el administrativo que trabaja aquí. A partir de allí le dimos forma y presentamos una estructura de gestión en el que haya un comité de evaluación, otro de análisis de propuestas, una serie de líderes en cada site que se encargan de dinamizar las actividades, además, una serie de grupos culturales y deportivos (auto organizados) como club de atletismo que nos pasan input y después, el propio empleado a través de buzón de sugerencias u otros canales. Con todo ello, luego podemos decir esto no lo vamos a impulsar porque es una locura o esto sí porque revierte en mejorar la salud.

 

¿Con qué sistemas de gestión trabajáis y con qué certificaciones contáis?

Manejamos 4 sistemas de gestión como el de calidad, medio ambiente, energía, y el de seguridad y salud. Trabajar con muchos sistemas requiere recursos y personal para estar documentando día a día y actualmente vamos bien. En cuanto a certificaciones, contamos con Sodexo para la gestión de catering y restauración, y a través suyo estamos buscando certificar el comedor en ISO 22001 por buenas prácticas en seguridad alimentaria ya que se sirven alrededor de 900 menús al día y ello conlleva unos riesgos a considerar. Cabe mencionar que nuestro comedor ha recibido la acreditación AMED por el Departamento de Salud de la Generalitat por promover la alimentación mediterránea.

 

Revélanos algo que estéis preparando para los próximos meses.

Hemos apostado por la remodelación de nuestro espacio de trabajo y estamos en fase de análisis. El edificio tiene 10 años, se han ido haciendo mejoras, la recepción es totalmente nueva de hace 4 meses, pero el resto de oficinas de arriba es más tradicional con despachos, quizá no hay suficientes espacios de reunión o colaboración ágil, entonces es una parte que pretendemos mejorar a corto y medio plazo y estamos estudiando ya para tener un proyecto de mejora. Obviamente todo está sujeto a aprobaciones varias tanto económicas como de proyectos que la compañía promueve globalmente, pero éste es el cambio más importante, en el que hemos estado trabajando todo este 2017 los facility managers y en el que más creemos como transformación del cambio cultural.

 

Por terminar, como socio fundador de la ACFM, cuéntanos cómo nace esta iniciativa, cuál es vuestro objetivo y qué retos tenéis en el sector de FM.

La Asociación Catalana de Facility Management ACFM la fundamos hace poco más de un año un grupo de profesionales del sector de facility management, del Colegio de Ingenieros y Arquitectos. Llevábamos 3 a 4 años trabajando voluntariamente y nos reuníamos una vez cada ciertos meses hasta que al final decidimos fundar una asociación. Pretendemos trabajar a nivel de administración pública, difusión y reconocimiento de la profesión, incluso el tema de que existan masters reglados en nuestro plan académico, que se pueda escoger un grado o máster en FM con créditos reconocidos ects porque hasta la fecha he conocido arquitectos, ingenieros hasta directores de recursos humanos o abogados que trabajan como facility managers, pero ninguno de nosotros lo tuvo como formación de base.

Buscamos la difusión del conocimiento a través de jornadas y workshops, así como potenciar la creación de oportunidades de negocio para los integrantes. Este año se han hecho algunas jornadas con patrocinadores, la última fue este mes sobre Internet of Things (IOT) que, de hecho, taquillas Mayordomo entraría aquí, y tenemos intención de poder organizar tres jornadas para el año que viene. Son retos a conseguir en el ámbito catalán con lo cual estamos abiertos a que expertos del sector, como por ejemplo en seguridad privada, que deseen venir a dar una charla con ACFM de forma totalmente altruista. Actualmente, somos más de 60 socios y estamos buscando nuevos asociados y sponsors.

Jordi Llargués es Ingeniero en Automática y Electrónica Industrial, Máster en Gestión de Proyectos, Máster en Salud y Seguridad en el Trabajo, con diversos cursos de especialización y actualización en Facility Management.

 

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